Besucher werden heute in sehr vielen Unternehmen registriert, sei es aus Sicherheits- oder anderen administrativen Hintergründen.
Festzustellen wer sich am Betriebsgelände aufhält bzw. ob und wann er es auch wieder verlassen hat, ist wie unser Beispiel zeigt mit sehr einfachen und kostengünstigen Mitteln realisierbar.
Aus der Anfrage eines Interessenten heraus, der eine einfache Lösung zur Besucherregistrierung benötigt, ist eine auf Microsoft Forms, PowerAutomate und PowerBI basierend Lösung integriert mit einer MS Azure Datenbank entstanden.
Hintergrund war es dabei, durch die Registrierung von Besuchern die Sicherheit am Betriebsgelände zu verbessern. Es sollte auf Knopfdruck ersichtlich sein, wer sich am Gelände befindet. Dabei ging es einerseits um regelmäßige Besucher wie Dienstleister, Kunden oder Lieferanten, aber natürlich sollten gleichfalls Einmalbesucher registriert werden.
Realisiert wurde dann eine einfache Check IN / Check Out Lösung sowie eine Übersicht auf Knopfdruck welche Personen sich aktuell am Gelände befinden.
Als Schlüssel für die Besucher An- und Abmeldung wurde die Kartennummer der Besucherplakette verwendet, die beim Empfang vergeben wird.
Erforderliche Microsoft Lizenzen
- Microsoft Forms (zB in Office E3 Plan enthalten)
- PowerAutomate – für die automatische Abmeldung am Tagesende mit Infomail
- PowerBI mit Direct Query für die einfache Auswertung
Datenbank als Speicherlösung
- Cloud SQL Basic Lizenzierung (Azure SQL DTU Basic)
Status An- und Abmeldungen
Im Hintergrund wird jede An- und Abmeldung in eine Azure SQL Datenbank geschrieben.
PowerBI kann darauf via Direct Query zugreifen und die Stati der An/Abmeldungen (Alle oder nur offenen Anmeldungen) anzeigen